Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali

Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” o “GDPR”, e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.

Ultimo aggiornamento: 16 luglio 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Ludoteca Altomilanese APS
Codice fiscale: 92058480150
Sede legale: Via Barbara Melzi 165, 20025 Legnano (MI), Italia
E-mail: ludoteca.altomilanese@gmail.com
Sito web: www.ludoteca-altomilanese.it

Per qualsiasi richiesta riguardante il trattamento dei dati personali o l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa è possibile contattare il Titolare all’indirizzo e-mail sopra indicato.

2. Ambito di applicazione

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato attraverso il sito www.ludoteca-altomilanese.it e tramite i moduli, i servizi e le piattaforme direttamente gestiti o utilizzati da Ludoteca Altomilanese APS.

Il sito può contenere collegamenti o contenuti incorporati provenienti da servizi esterni, quali, a titolo esemplificativo:

• Google Sites;

• Google Forms;

• Google Drive e Google Documenti;

• servizi di posta elettronica;

• Telegram;

• Eventbrite o altre piattaforme di prenotazione;

• piattaforme di raccolta fondi e donazione;

• social network;

• altri servizi indicati nelle singole pagine o iniziative.

Quando l’utente accede a una piattaforma esterna, il trattamento può essere effettuato anche dal relativo gestore, secondo la propria informativa sulla privacy e le proprie condizioni di utilizzo.

3. Categorie di dati trattati

3.1 Dati di navigazione

Durante la navigazione possono essere trattati automaticamente alcuni dati tecnici, tra cui:

• indirizzo IP;

• data e ora della connessione;

• indirizzi delle pagine visitate;

• tipo di browser e dispositivo utilizzato;

• sistema operativo;

• dati relativi al funzionamento e alla sicurezza del sito;

• identificativi online e informazioni raccolte tramite cookie o tecnologie analoghe.

Questi dati sono normalmente gestiti dai fornitori tecnici utilizzati per la pubblicazione e il funzionamento del sito, in particolare Google Sites.

LAM non utilizza tali dati per identificare direttamente i visitatori, salvo che ciò sia necessario per motivi di sicurezza, per accertare responsabilità in caso di illeciti o per adempiere a obblighi di legge.

3.2 Dati forniti volontariamente

L’invio volontario di comunicazioni agli indirizzi dell’Associazione comporta il trattamento dei dati comunicati dall’interessato, quali:

• nome e cognome;

• indirizzo e-mail;

• numero di telefono;

• profilo o nome utente utilizzato sui servizi di messaggistica;

• contenuto della comunicazione;

• eventuali ulteriori informazioni inserite nella richiesta.

3.3 Dati raccolti tramite moduli

Attraverso Google Forms o altri moduli collegati al sito possono essere raccolti, a seconda della finalità:

• nome e cognome;

• data e luogo di nascita;

• codice fiscale;

• indirizzo di residenza o domicilio;

• indirizzo e-mail;

• numero di telefono;

• informazioni necessarie per l’iscrizione all’Associazione;

• disponibilità per attività di volontariato;

• preferenze relative alla partecipazione a eventi e attività;

• informazioni necessarie per prenotazioni, tornei, campagne, tavoli o incontri;

• dati necessari per coperture assicurative;

• dati relativi a donazioni, pagamenti o richieste di ricevuta;

• eventuali informazioni necessarie per usufruire di convenzioni associative;

• ogni altro dato espressamente richiesto nel singolo modulo.

Ogni modulo può essere accompagnato da un’informativa specifica che integra la presente Privacy Policy.

3.4 Dati relativi ad associati e aspiranti associati

In caso di domanda di ammissione o di gestione del rapporto associativo possono essere trattati i dati necessari per:

• valutare e deliberare la domanda di ammissione;

• iscrivere l’interessato nel libro degli associati;

• gestire la quota associativa;

• esercitare i diritti associativi;

• convocare assemblee;

• gestire elezioni e deleghe;

• inviare comunicazioni istituzionali;

• gestire attività, convenzioni e servizi riservati ai soci;

• adempiere agli obblighi previsti dal Codice del Terzo settore, dallo Statuto e dai regolamenti dell’Associazione.

3.5 Dati relativi a volontari e collaboratori

Per l’organizzazione delle attività possono essere trattati dati relativi a soci, volontari e collaboratori, necessari per:

• assegnare turni e incarichi;

• coordinare eventi e attività;

• mantenere il registro dei volontari;

• attivare le coperture assicurative previste dalla legge;

• gestire rimborsi spese;

• garantire la sicurezza delle persone e degli eventi;

• comunicare con i referenti organizzativi.

3.6 Fotografie, registrazioni audio e video

Durante eventi, incontri e attività possono essere realizzate fotografie o riprese audio-video.

Le immagini possono essere utilizzate per:

• documentare le attività associative;

• informare i soci e il pubblico;

• promuovere le iniziative dell’Associazione;

• pubblicare contenuti sul sito, sui social network, su materiale informativo o su comunicati stampa.

Quando l’immagine permette di identificare chiaramente una persona e non ricorrono altre basi giuridiche applicabili, la pubblicazione avverrà sulla base del consenso dell’interessato.

Per immagini riguardanti minori saranno adottate particolari cautele evitando di fotografare i volti e oscurandoli prima di qualsiasi pubblicazione. Quando necessario, sarà richiesta l’autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale.

È sempre possibile segnalare all’Associazione una fotografia o un contenuto chiedendone la verifica o, quando ne ricorrono i presupposti, la rimozione.

3.7 Categorie particolari di dati

LAM non richiede normalmente dati relativi alla salute, alle convinzioni religiose, alle opinioni politiche, all’orientamento sessuale o altre categorie particolari di dati personali.

Tali informazioni devono essere comunicate soltanto quando strettamente necessario per partecipare in sicurezza a una specifica attività.

Quando necessario, tali dati saranno trattati con particolari cautele e sulla base di una delle condizioni previste dall’articolo 9 del GDPR, tra cui il consenso esplicito dell’interessato.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

4.1 Funzionamento e sicurezza del sito

I dati di navigazione possono essere trattati per:

• consentire la visualizzazione e il funzionamento del sito;

• garantire la sicurezza dei sistemi;

• prevenire abusi, frodi o accessi non autorizzati;

• diagnosticare problemi tecnici;

• accertare eventuali responsabilità.

La base giuridica è l’esecuzione del servizio richiesto dall’utente e il legittimo interesse del Titolare a garantire sicurezza e corretto funzionamento dei propri strumenti informatici.

4.2 Risposta alle richieste

I dati comunicati tramite e-mail, moduli o altri canali sono trattati per rispondere a domande, richieste di informazioni o proposte di collaborazione.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato oppure il legittimo interesse dell’Associazione a gestire le comunicazioni ricevute.

4.3 Gestione del rapporto associativo

I dati di associati e aspiranti associati sono trattati per:

• gestire le domande di ammissione;

• amministrare il rapporto associativo;

• tenere i libri sociali;

• convocare assemblee e riunioni;

• gestire il pagamento delle quote;

• esercitare i diritti previsti dallo Statuto;

• organizzare attività riservate ai soci;

• rispettare gli obblighi amministrativi, contabili e normativi.

Le basi giuridiche sono l’esecuzione del rapporto associativo, l’adempimento di obblighi di legge e il perseguimento delle finalità statutarie dell’Associazione.

4.4 Organizzazione di eventi e attività

I dati possono essere trattati per:

• raccogliere iscrizioni e prenotazioni;

• organizzare tavoli, tornei, attività dimostrative e incontri;

• gestire presenze, liste di attesa e comunicazioni organizzative;

• assegnare incarichi ai volontari;

• garantire il corretto svolgimento e la sicurezza degli eventi;

• attivare eventuali coperture assicurative.

La base giuridica è l’esecuzione del servizio richiesto dall’interessato, l’adempimento di obblighi di legge e il legittimo interesse dell’Associazione a organizzare correttamente le proprie attività.

4.5 Comunicazioni associative e informative

Gli associati possono ricevere comunicazioni necessarie alla gestione del rapporto associativo e all’esercizio dei propri diritti.

L’invio di comunicazioni promozionali o newsletter non strettamente connesse al rapporto associativo avviene sulla base del consenso, quando richiesto.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

4.6 Donazioni e raccolte fondi

In caso di donazione o partecipazione a una raccolta fondi, i dati possono essere trattati per:

• registrare il contributo;

• emettere ricevute o attestazioni;

• adempiere agli obblighi contabili e fiscali;

• gestire eventuali ricompense o ringraziamenti;

• pubblicare il nome del sostenitore, esclusivamente quando previsto e autorizzato.

Le basi giuridiche sono l’esecuzione della richiesta dell’interessato, l’adempimento di obblighi di legge e, per la pubblicazione del nominativo, il consenso.

4.7 Convenzioni con soggetti terzi

Quando un socio aderisce volontariamente a una convenzione, i dati strettamente necessari possono essere comunicati al soggetto convenzionato per verificare il diritto a usufruire delle condizioni riservate.

La base giuridica è l’esecuzione della richiesta dell’interessato.

Le informazioni specifiche relative ai dati comunicati e al soggetto destinatario saranno indicate nel modulo o nell’informativa relativa alla singola convenzione.

4.8 Adempimenti legali e tutela dei diritti

I dati possono essere trattati per:

• rispettare obblighi legali, fiscali, assicurativi e amministrativi;

• rispondere a richieste delle autorità;

• prevenire o accertare illeciti;

• tutelare i diritti dell’Associazione in sede giudiziale o stragiudiziale.

Le basi giuridiche sono l’adempimento di obblighi di legge e il legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti.

5. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati di navigazione necessari al funzionamento del sito è automatico.

Il conferimento dei dati nei moduli è generalmente facoltativo. Il mancato conferimento dei dati indicati come obbligatori può tuttavia impedire all’Associazione di:

• rispondere alla richiesta;

• accettare una domanda di ammissione;

• completare un’iscrizione;

• gestire una prenotazione;

• attivare una copertura assicurativa;

• erogare il servizio richiesto;

• consentire l’adesione a una convenzione.

Gli eventuali dati facoltativi sono contrassegnati come tali o risultano non necessari al completamento della richiesta.

6. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti cartacei e informatici secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione.

LAM adotta misure organizzative e tecniche ragionevoli per:

• limitare l’accesso ai dati alle persone autorizzate;

• proteggere gli account utilizzati;

• evitare accessi non autorizzati;

• prevenire perdita, distruzione o diffusione indebita dei dati;

• conservare la documentazione in modo proporzionato alle finalità perseguite.

L’accesso ai dati è consentito esclusivamente ai componenti degli organi associativi, ai soci o ai collaboratori incaricati, nei limiti necessari allo svolgimento dei rispettivi compiti.

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:

• componenti dell’Organo di Amministrazione;

• soci e volontari autorizzati;

• consulenti amministrativi, fiscali, legali o assicurativi;

• fornitori di servizi informatici, cloud, posta elettronica e gestione documentale;

• gestori di piattaforme per iscrizioni, eventi, prenotazioni o raccolte fondi;

• compagnie assicurative;

• banche, istituti di pagamento e piattaforme di pagamento;

• enti pubblici, Comuni, biblioteche o partner coinvolti nell’organizzazione di specifiche attività;

• soggetti convenzionati, quando il socio richiede l’attivazione di una convenzione;

• autorità pubbliche, giudiziarie o amministrative nei casi previsti dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto dell’Associazione sono designati responsabili del trattamento quando ricorrono le condizioni previste dall’articolo 28 del GDPR.

Alcuni gestori di servizi esterni possono operare come autonomi titolari del trattamento. In questi casi il trattamento è disciplinato anche dalle rispettive informative sulla privacy.

I dati personali non vengono venduti.

8. Trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio economico europeo

Alcuni fornitori informatici o gestori di piattaforme possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio economico europeo.

In tali casi il trattamento deve avvenire nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di:

• decisioni di adeguatezza della Commissione europea;

• clausole contrattuali standard;

• altre garanzie riconosciute dalla normativa;

• eventuali deroghe applicabili nei casi previsti dal GDPR.

Per maggiori informazioni sui trasferimenti effettuati dai singoli servizi esterni si invita a consultare le rispettive informative sulla privacy.

9. Periodi di conservazione

I dati vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti.

In particolare:

• le richieste di informazioni sono conservate per il tempo necessario a fornire una risposta e, normalmente, per non più di 12 mesi dalla conclusione della comunicazione;

• i dati relativi al rapporto associativo sono conservati per tutta la durata del rapporto e successivamente per i periodi richiesti dalla normativa civile, fiscale, contabile e del Terzo settore;

• la documentazione contabile, fiscale e relativa alle donazioni viene conservata per i termini previsti dalla legge;

• i dati relativi alle iscrizioni agli eventi sono normalmente conservati fino alla conclusione dell’evento e per il periodo successivamente necessario alla gestione amministrativa, assicurativa o di eventuali contestazioni;

• i dati dei volontari sono conservati per il tempo necessario alla gestione dell’attività e per gli ulteriori periodi richiesti dalla normativa e dagli obblighi assicurativi;

• i dati usati per newsletter o comunicazioni facoltative sono conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione;

• fotografie e video sono conservati fino a quando risultano utili a documentare la storia e le attività dell’Associazione, salvo revoca del consenso o accoglimento di una richiesta di rimozione;

• i dati necessari alla tutela dei diritti possono essere conservati fino alla scadenza dei termini di prescrizione applicabili.

Alla scadenza dei periodi di conservazione, i dati vengono cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente quando previsto dalla legge.

10. Cookie e altri strumenti di tracciamento

Il sito è realizzato mediante Google Sites.

Google e gli altri fornitori dei contenuti incorporati possono utilizzare cookie o tecnologie analoghe per:

• consentire il funzionamento tecnico del servizio;

• garantire sicurezza e prevenire abusi;

• memorizzare preferenze;

• gestire contenuti incorporati;

• effettuare misurazioni o analisi;

• svolgere ulteriori trattamenti descritti nelle rispettive informative.

Cookie tecnici

I cookie tecnici e gli strumenti strettamente necessari possono essere utilizzati senza il consenso preventivo dell’utente, in quanto indispensabili per il funzionamento del sito o per erogare un servizio espressamente richiesto.

Cookie e strumenti non necessari

Gli strumenti utilizzati per finalità di analisi non assimilabili ai cookie tecnici, profilazione, personalizzazione o marketing possono essere attivati soltanto dopo aver acquisito il consenso dell’utente, quando richiesto dalla normativa.

L’utente deve poter rifiutare tali strumenti senza che ciò impedisca la normale consultazione dei contenuti che non ne richiedono l’utilizzo.

Contenuti di terze parti

Il sito può includere o collegare:

• documenti Google Drive;

• Google Forms;

• mappe;

• video;

• moduli di iscrizione;

• pulsanti social;

• pagine Telegram;

• piattaforme di prenotazione o raccolta fondi;

• altri contenuti esterni.

L’apertura o l’interazione con tali contenuti può comportare la trasmissione di dati al relativo fornitore.

L’utente può limitare o eliminare i cookie attraverso le impostazioni del proprio browser. La disabilitazione di alcuni cookie tecnici può compromettere il funzionamento di determinate funzionalità.

11. Siti, social network e piattaforme esterne

La presente informativa riguarda i trattamenti effettuati da Ludoteca Altomilanese APS.

LAM non controlla le modalità con cui siti, social network e piattaforme esterne trattano i dati per proprie finalità.

Prima di utilizzare tali servizi, l’utente è invitato a consultare:

• l’informativa sulla privacy;

• la cookie policy;

• le condizioni di utilizzo;

• le impostazioni di riservatezza disponibili sulla piattaforma.

L’interazione con Telegram, Facebook, Instagram, Eventbrite, piattaforme di raccolta fondi o altri servizi può comportare il trattamento dei dati secondo regole definite dai rispettivi gestori.

12. Pubblicazione dei nominativi

Il nome e cognome di una persona possono essere pubblicati sul sito o sui canali dell’Associazione quando ciò sia necessario per:

• indicare cariche e ruoli associativi;

• garantire la trasparenza degli organi sociali;

• comunicare responsabili e referenti di attività;

• pubblicare risultati di tornei o manifestazioni;

• ringraziare donatori, volontari, collaboratori o sostenitori.

Quando la pubblicazione non deriva da un obbligo, da una funzione associativa pubblica o da un legittimo interesse prevalente, sarà richiesto il consenso dell’interessato.

13. Dati dei minori

LAM non accetta l’iscrizione all’Associazione di persone minorenni e i moduli di adesione associativa sono destinati esclusivamente a persone che abbiano compiuto diciotto anni.

I minori non devono compilare autonomamente moduli di iscrizione, prenotazione o raccolta dati destinati agli adulti, salvo che il singolo modulo indichi espressamente una diversa modalità di partecipazione.

Qualora un’attività o un evento aperto al pubblico preveda la partecipazione occasionale di minorenni, questa dovrà avvenire secondo le condizioni indicate per la specifica iniziativa e, quando richiesto, sotto la responsabilità o con l’autorizzazione di un genitore, tutore o altro adulto responsabile.

LAM raccoglierà esclusivamente i dati strettamente necessari alla partecipazione alla specifica attività e adotterà particolari cautele per evitare la pubblicazione di informazioni, immagini o contenuti che possano esporre il minore a rischi.

14. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento dei propri dati;

• ottenere l’accesso ai dati personali;

• chiedere la rettifica dei dati inesatti;

• chiedere l’integrazione dei dati incompleti;

• chiedere la cancellazione dei dati;

• chiedere la limitazione del trattamento;

• opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse;

• ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, quando applicabile;

• chiedere la trasmissione dei dati a un altro titolare, quando tecnicamente possibile;

• revocare il consenso in qualsiasi momento;

• non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su trattamenti automatizzati che produca effetti giuridici o incida significativamente sulla persona, nei casi previsti dalla legge.

LAM non effettua normalmente processi decisionali basati esclusivamente su trattamenti automatizzati né attività di profilazione degli utenti del sito.

Per esercitare i diritti è possibile scrivere a:

ludoteca.altomilanese@gmail.com

La richiesta deve contenere informazioni sufficienti a identificare l’interessato e a individuare i dati o il trattamento cui si riferisce.

LAM risponderà nei termini previsti dalla normativa e potrà chiedere ulteriori informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente.

15. Reclamo all’Autorità di controllo

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa può presentare reclamo al:

Garante per la protezione dei dati personali

Resta inoltre salva la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

16. Modifiche alla Privacy Policy

La presente Privacy Policy può essere aggiornata in caso di:

• modifiche normative;

• introduzione di nuovi servizi;

• modifica dei moduli o delle piattaforme utilizzate;

• cambiamenti nelle attività dell’Associazione;

• indicazioni delle autorità competenti.

La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con l’indicazione della data dell’ultimo aggiornamento.

In caso di modifiche rilevanti, LAM potrà informare gli interessati anche attraverso i propri canali di comunicazione.